#Incasso - Dossieropbouw bij vorderingen

De afgelopen weken hebben wij op social media al enkele tips gegeven over het incasseren van vorderingen. In deze blog zullen we de stappen nogmaals toelichten en uitleggen hoe wij je eventueel kunnen helpen om je niet-betaalde vorderingen betaald te krijgen.

Het opbouwen van een goed dossier begint eigenlijk al vóórdat je werkzaamheden gaat verrichten, namelijk door het aangaan van een overeenkomst of het versturen van een opdrachtbevestiging. Zorg dat in de overeenkomst of opdrachtbevestiging in ieder geval de gemaakte afspraken over de te verrichten werkzaamheden en de daarbij behorende vergoeding is opgenomen. Uiteraard raden wij aan om altijd een zo compleet mogelijk overzicht te schetsen van de gemaakte afspraken. Zo voorkom je dat er interpretatieverschillen of discussies ontstaan over de afspraken die je hebt gemaakt, of zelfs over de vraag of er überhaupt wel sprake was van een overeenkomst.

Betalingstermijn
In de algemene voorwaarden van de overeenkomst of op de factuur kan een betalingstermijn worden vermeld waarbinnen de debiteur voor betaling moet zorgdragen. Heb je geen betalingstermijn opgenomen? Dan zijn de wettelijke betalingstermijnen van toepassing. De betalingstermijnen bij overeenkomsten tussen bedrijven onderling en/of tussen bedrijven en overheden zijn namelijk wettelijk vastgelegd. Als er contractueel niets is afgesproken over de betalingstermijn, dan schrijft de wet voor dat de factuur uiterlijk 30 dagen na ontvangst van de factuur moet worden betaald. In de overeenkomst tussen bedrijven (B2B) mag tussen partijen een langere betalingstermijn worden afgesproken, met een maximum van 60 dagen. Dit is overigens alleen toegestaan als aangetoond kan worden dat dit voor beide partijen geen nadelig effect heeft. In de overeenkomsten tussen bedrijven en overheden is het afwijken van de wettelijke termijn van 30 dagen vrijwel niet mogelijk. Wordt er tussen partijen een betalingstermijn van meer dan 60 dagen overeengekomen? Dan is de overeengekomen betalingstermijn nietig. De betalingstermijn wordt dan van rechtswege omgezet naar een betalingstermijn van 30 dagen.

Wat kan je doen als de debiteur niet (tijdig) betaalt?
Als een debiteur niet of te laat betaalt, dan mag je een standaardvergoeding voor incassokosten vragen. Ook mag je wettelijke rente in rekening brengen.

Incassokosten zijn de kosten die je zelf moet maken om een vordering te innen als de debiteur niet uit zichzelf betaalt. De vergoeding is gelijk aan een percentage van de rekening, welke volgens de navolgende staffel wordt berekend:

 

Hoofdsom tot en met   

€ 2.500                 

€ 5.000                 

€ 10.000

€ 200.000

Boven de € 200.000

Toepasselijk percentage

15% over de hoofdsom                

€ 375 + 10% over (hoofdsom -/- € 2.500)

€ 625 + 5% over (hoofdsom -/- € 5.000)                

€ 875 + 1% over (hoofdsom -/- € 10.000)

€ 2.775 + 0,5% over (hoofdsom -/- € 200.000)

Maximum

€ 375 (min. € 40)

€ 625

€ 875

€ 2.775

€ 6.775

 

Is de debiteur een bedrijf? Dan mag je in de overeenkomst van bovengenoemde percentages afwijken. Heb je geen afwijkende regeling getroffen, dan geldt de wettelijke regeling. De incassokosten mogen dan direct na het verstrijken van de betalingstermijn in rekening worden gebracht.
Is de debiteur een consument? Dan mag je pas incassokosten doorberekenen nadat:

-    de debiteur te laat is met betalen; én

-    de debiteur voor de openstaande factuur eerst een aanmaning (herinnering) heeft ontvangen; én;

-    de debiteur niet binnen 14 dagen na de dag van het ontvangen van de aanmaning heeft betaald.

Let op! Je moet zelf kunnen bewijzen dat de aanmaning aan alle volwaarden voldeed en dat de debiteur de aanmaning heeft ontvangen. Om die reden adviseren wij om de aanmaning per aangetekende post te versturen.

Als er tussen partijen geen afwijkende afspraken zijn gemaakt ten aanzien van de rente, dan mag je ook de wettelijke rente berekenen over het factuurbedrag. In 2017 bedraagt de wettelijke rente voor transacties met consumenten 2,00% op jaarbasis, en voor transacties met bedrijven en overheidsorganisaties 8,00% op jaarbasis.

Wat moet er in de betalingsherinnering (aanmaning) staan?
Bij bedrijven mag je direct na het verstrijken van de betalingstermijn de wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen. Vaak wordt echter eerst een eerste betalingsherinnering gestuurd, zonder extra kosten. Je weet immers niet wat de reden van de betalingsachterstand is. Wellicht heeft de debiteur de factuur over het hoofd gezien. Zorg dat de navolgende punten zijn opgenomen in de betalingsherinnering:

-    Geef aan dat je de debiteur in de gelegenheid stelt om binnen een bepaalde termijn te betalen. Voor bedrijven wordt deze termijn vaak op 7 dagen gezet. Voor consumenten dient wettelijk gezien een termijn van 14 dagen na ontvangst van de factuur worden gehanteerd;

-    Geef aan dat er incassokosten en wettelijke rente worden berekend als de debiteur niet binnen de gestelde termijn betaald. Voor consumenten begint de termijn van 14 dagen één dag na het ontvangen van de aanmaning te lopen;


Blijft de debiteur in gebreke met betaling? Dan kunt u de vordering ter incasso uit handen geven. Er zal dan een incassoprocedure worden gestart. Uit onze praktijk blijkt dat het overgrote deel van de facturen dan binnen een termijn van drie weken betaald is. Mocht onze incassoprocedure niet leiden tot betaling van de factuur, dan kan er in overleg een gerechtelijke procedure worden gestart om een vonnis van de rechtbank te bemachtigen. 

 

Meer informatie over ons incassotraject en de kosten zijn hier te vinden.